En las organizaciones, la comunicación es de suma importancia entre los colaboradores y equipos de trabajo para el día a día operacional y estratégico. Sin embargo, en tiempos de COVID-19, la comunicación efectiva se ha cobrado significación exponencial, al ejecutar nuestra labor a distancia y desde casa.
Por ello, he detectado que, en el trabajo remoto o Home Office hay una excelente oportunidad para detectar áreas de oportunidad en el trabajo en equipo y, por consecuente, en la comunicación y eficiencia de las tareas realizadas.
Estas áreas de oportunidad pueden ser de toda índole y toda dimensión. Desde detectar poca proactividad o accountability en el equipo, como conflictos internos y riñas entre los colaboradores. Me di a la tarea de detectar algunas soluciones a las causas más comunes en los principales problemas del trabajo en equipo, las cuales detallo a continuación:
- Micromanaging: Este término se ha acuñado en el argot organizacional desde hace ya bastante tiempo. Y, a pesar de que muchas personas lo conocen, no se ha comprendido lo que realmente significa y por ello, caen en esta clásica mala práctica y generan estrés en el equipo. El micromanaging se puede resumir, en pocas palabras, a la GRAN falta de confianza en tu equipo. El control excesivo lo único que genera es una enorme apatía por parte del colaborador que se limita a ejecutar una tarea, sin ningún tipo de pensamiento crítico, invalidando así el que un equipo multidisciplinario profesional alcance su mayor objetivo: el analizar y argumentar; el brindar soluciones y opiniones críticas. Debes confiar en tu equipo y aceptar que tendrán errores. El trabajo de un líder es explotar las habilidades al máximo de su equipo y no dictar hasta el más mínimo detalle de una tarea.
- Causa del Micromanaging: Falta de confianza – Consecuencia: Falta de creatividad y proactividad.
- Ajustes incongruentes y excesivos al trabajo realizado: Este punto va de la mano con el anterior. Yo entiendo que es deber de un líder ser crítico con el trabajo realizado por su equipo. Los cambios son necesarios en cualquier ejecución, ya sea un diseño, documento o proyecto, pero debemos tener cuidado en no caer en la sugerencia excesiva de cambios sin sentido y sin argumento. Te lo digo así: que un texto esté 1 mm a la izquierda en un diseño no va a aportar valor ni convencerá más a tu cliente en comprar tu servicio. Siempre, antes de proponer un cambio al trabajo de tu equipo, piensa: ¿este cambio que voy a solicitar aporta valor al trabajo realizado? ¿De no realizar este cambio, puede mermar el desempeño de este entregable por parte de mi equipo? No se trata de dar cambios por darlos, se trata de empoderar a tu equipo y guiarlos, sin limitarlos, en lo que se espera de él, pero permitir que sea creativo y sea capaz de encontrar nuevas soluciones e ideas. El exceso de cambios en el trabajo realizado solo denota poco conocimiento en el proyecto y el valor que se espera; genera frustración y resistencia en tu equipo de trabajo.
- Causa de los ajustes incongruentes y excesivos: Falta de conocimiento estratégico del proyecto – Consecuencia: Frustración y resistencia en el equipo.
- Fiscalización del feedback: Las áreas de oportunidad son eso precisamente, áreas o variables en la personalidad y trabajo del colaborador que tienen la oportunidad de convertirse en algo mejor, día a día. No son travesuras, no son malas acciones. Debemos dejar de lado esta imagen paternalista, en la cual, el líder se convierte en el papá que “regaña” a su equipo cada que comete un error. Al momento de que damos feedback o retroalimentamos a nuestro equipo de una manera fiscalizada, es decir, como si fuéramos el juez y/o verdugo cuando alguien comete un error, genera un problema muy grave. El equipo comienza a dejar de comunicarse, tanto horizontal como verticalmente, por miedo. El equipo comienza a tener miedo, tanto a su líder como a la organización y deja de proponer, de opinar, de levantar la mano cuando percibe un error. Y, para evitar el regaño, trabajan “debajo del agua”, debajo del campo de visión del líder. Esto genera que los problemas exploten cuando nadie lo espera, dejando, tanto al líder como al equipo sin margen de maniobra. Por lo general, estos problemas se pudieron haber evitado si el colaborador hubiera confiado en su líder para guiarlo y sobre todo, protegerlo.
- Causa de la fiscalización: creencia paternalista del liderazgo – Consecuencia: miedo y falta de comunicación en el equipo de trabajo.
- Exceso y/o falta de reuniones: Hablando de comunicación, es de vital importancia comprender el punto medio de reuniones o llamadas de trabajo. Especialmente, en el trabajo a distancia debemos priorizar la efectividad del trabajo por encima de reunirnos; además, es importante tener calendarizadas estas ceremonias amén de que el equipo pueda comunicar sus limitaciones, tareas realizadas y revisar los pendientes. Mi recomendación es que tengas una reunión, de no más de 15 minutos con tu equipo al inicio de cada día, para revisar pendientes y flujo de trabajo. Si hay un tema que necesite más tiempo en tu reunión, planea tenerla con el colaborador indicado y no con todo el equipo, poniendo un límite de reuniones al día o un horario límite para tener reuniones. Este exceso de reuniones solo puede causar frustración pues, quitamos tiempo operativo, pero no ajustamos fechas de entrega, lo que hace que el equipo no tome el tiempo adecuado para realizar una tarea y la calidad se vea mermada.
- Causa de juntas excesivas: falta de comunicación objetiva – Consecuencia: menos tiempo para operar y merma de la calidad en el trabajo.
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David Soffer es Estratega Digital Jr. en Mijo! Brands. Es egresado de la Licenciatura en Ciencias de la Comunicación en la Universidad Tecnológica de México UNITEC, complementada con cursos en diseño editorial, fotografía y marketing digital. David tiene una vocación de servicio centrada en el cliente y el conocimiento de la naturaleza humana, visión desarrollada a través de su paso por diversas empresas con distintas culturas y grados de atención. Leal enamorado, qué solo permite devaneos con la literatura o a través de la lente de una cámara que, en sus tiempos libres, afina como fotógrafo independiente.
